La información es el activo más importante en las empresas (sin importar tamaño, facturación, etc.). La COVID-19 sacó a la luz las empresas que habían hecho los deberes a tiempo y las que no. Las primeras pudieron continuar su actividad sin apenas interrupción, las segundas sufrieron para retomarla y una gran mayoría se quedaron por el camino.
Las empresas que disponían de un Gestor Documental se adaptaron rápidamente al teletrabajo durante el confinamiento, siendo capaces de continuar con su día a día sin grandes problemas.
Llevamos escuchando hace años que el papel se va a acabar, oficinas sin papeles, pero la realidad es bien distinta: cajas y cajas de papeles acumuladas en cuartos de oficina en muchos casos sin orden ni concierto. Si algo bueno nos ha traído la pandemia que estamos viviendo, es la transformación digital de las empresas que se ha visto acelerada en varios años. Las empresas que ya tenían estructurado su plan de transformación, agilizado su plan y las empresas que no tenían nada, se han puesto las pilas sobre la marcha al grito de ¡¡¡Sálvese quien pueda!!!
Gestión documental Post-COVID
Se impone la posibilidad de gestionar el ciclo de vida completo de la información y además hacerlo de manera descentralizada. Desde que la información entra el sistema (múltiples entradas) hasta su viaje transversalmente por usuarios, departamentos, clientes, proveedores.
En esta nueva normalidad en la que el teletrabajo ha llegado para quedarse, el gestor documental tradicional se queda corto.
El entorno híbrido en el que el gestor documental sea capaz de desenvolverse en entorno on premise y en entorno cloud será el entorno más versátil.
La seguridad sale reforzada en este entorno: Seguridad de la información con su correspondiente trazabilidad, copias de seguridad en diferentes ubicaciones, seguridad de acceso, cumplimiento de la legislación vigente.
La capacidad de integración con ERPs, CRMs, otro SW de manera rápida y sencilla, es otro de los puntos importantes a tener en cuenta.
La firma electrónica remota con validez legal es otra de las funcionalidades obligatorias en esta nueva normalidad deslocalizada: contratos, ofertas comerciales y acuerdos con las máxima garantías desde cualquier dispositivo y ubicación.
La incorporación de capacidades de automatización e Inteligencia Artificial (IA), tanto en materia de clasificación, como también de productividad (OCR inteligente), serán claves en un gestor documental para lidiar con la nueva normalidad. Gracias a tecnologías como RPA (Robotic Process Automation), las organizaciones pueden crear flujos de trabajo de documentos más eficientes y seguros, ganando agilidad al automatizar tediosas tareas que ocupan demasiado tiempo a empleados que podrían aportar más valor en otros ámbitos. Asimismo, permite anticiparse a determinadas incidencias sin que sea necesaria intervención manual.
Toda estrategia de transformación digital debería levantarse sobre los pilares de una adecuada gestión documental, pues del acceso, administración y capacidad de compartir de manera segura la información dependerá la toma de decisiones estratégicas para las organizaciones y su supervivencia.