Consiga que la información sobre la gestión de los documentos resida en su empresa, no es su empleados
Comience a gestionar de forma profesional sus documentos y automatice los flujos de trabajo para intensificar el trabajo en equipo y la colaboración entre departamentos.
Facilite el acceso y la colaboración en teletrabajo, a sus equipos distribuidos o a sus delegaciones dispersas geográficamente.
Proteja la información y cumpla con las estrictas normativas del RGPD.
Relacione bidireccionalmente sus documentos y procesos con el resto de sus aplicaciones, aprovechando las capacidades del módulo de exportación y el API de integración.
Colabore y acceda a sus documentos de
forma fácil y segura.
La capacidad de adquirir nuevos módulos a medida que sus necesidades lo requieran, le permitirá empezar solo con lo que necesita, sin invertir en funcionalidad innecesaria.
Decida si prefiere trabajar en cloud, en local o de forma híbrida. Por lo tanto, en modalidad de pago por uso o compra perpetua de licencias.
Elija la edición cloud que mejor se adapte a sus necesidades ...
DocShare Cloud está disponible con licencias flexibles basadas en un modelo de suscripción para empresas de todos los sectores y tamaños. Amplíe su suscripción con los módulos y funcionalidades que necesite, como Smart Index, firma electrónica, digitalización certificada, …
Despliegue su solución completa de gestión documental y olvídese de la infraestructura, mantenimiento, backups, ancho de banda, etc., nosotros nos encargamos de todo.
Ediciones disponibles
| STANDARD |
|---|
| 4 Usuarios |
| 100 GB |
| PREMIUM |
|---|
| 15 Usuarios |
| 200 GB |
| CORPORATE |
|---|
| 50 Usuarios |
| 500 GB |
| UNLIMITED |
|---|
| +100 Usuarios |
| 1 TB |
| LITE |
|---|
| Específica para equipo multifunción de Konica Minolta |
... Si prefiere una solución local
Solo tiene que elegir la edición que más le convenga, reservar recursos en su CPD y nosotros nos encargamos del despliegue
| STANDARD |
|---|
| Capacidad: 3.000 doc/año |
| Usuarios Incluidos: 5 concurrentes |
| Nº máximo de usuarios: 10 |
| Digitalización y OCR: 1 licencia incluida |
| Gestión de expedientes: Si |
| Roles de usuarios: Si |
| Autoarchivo: Si |
| Búsqueda avanzada: Si |
| Importador masivo: Si |
| Control de versiones: Si |
| Log de vida de los documentos: Si |
| Integración con Office: Si |
| Asistente de configuración: Si |
| Auditorías: No |
| Alertas: No |
| Hipervínculos: No |
| Gestor de tares: No |
| Hot Folders: No |
| Acceso WEB: Opcional |
| Formularios: No |
| Firma digital: No |
| Integración contable: No |
| Integración con terceros: No |
| PREMIUM |
|---|
| Capacidad: 15.000 doc/año |
| Usuarios Incluidos: 5 concurrentes |
| Nº máximo de usuarios: 25 |
| Digitalización y OCR: 1 licencia incluida |
| Gestión de expedientes: Si |
| Roles de usuarios: Si |
| Autoarchivo: Si |
| Búsqueda avanzada: Si |
| Importador masivo: Si |
| Control de versiones: Si |
| Log de vida de los documentos: Si |
| Integración con Office: Si |
| Asistente de configuración: Si |
| Auditorías: Si |
| Alertas: Si |
| Hipervínculos: Si |
| Gestor de tares: Si |
| Hot Folders: Si |
| Acceso WEB: Opcional |
| Formularios: Opcional |
| Firma digital: Opcional |
| Integración contable: Opcional |
| Integración con terceros: Opcional |
| CORPORATE |
|---|
| Capacidad: Sin Limitación |
| Usuarios Incluidos: 5 concurrentes |
| Nº máximo de usuarios: Sin Limitación |
| Digitalización y OCR: 1 licencia incluida |
| Gestión de expedientes: Si |
| Roles de usuarios: Si |
| Autoarchivo: Si |
| Búsqueda avanzada: Si |
| Importador masivo: Si |
| Control de versiones: Si |
| Log de vida de los documentos: Si |
| Integración con Office: Si |
| Asistente de configuración: Si |
| Auditorías: Si |
| Alertas: Si |
| Hipervínculos: Si |
| Gestor de tares: Si |
| Hot Folders: Si |
| Acceso WEB: Opcional |
| Formularios: Opcional |
| Firma digital: Opcional |
| Integración contable: Opcional |
| Integración con terceros: Opcional |
Módulos
Este vertical basado en nuestro motor de OCR, le permitirá reconocer facturas y extraer la información asociada a la misma, como el proveedor, base imponible, cuota de IVA, total, etc., sin necesidad de una plantilla previa.
También es posible extraer las líneas del documento y realizar macheos o comprobaciones sobre su ERP.
Dotado de algoritmos de inteligencia artificial y machine learning, el sistema es capaz de predecir y aprender del uso diario de los usuarios.
Smart Index para Documentos
Le permitirá reconocer sus documentos automáticamente, extraer los metadatos que le interesen y clasificarlos en DocShare. Una vez reconocido el documento se puede asociar a la tipología documental apropiada que determinará el nombre, la clasificación, si se inicia un flujo de trabajo, tareas vinculadas, expedientes asociados, sellos, si requiere firma electrónica, …
También es posible extraer las líneas del documento y realizar macheos o comprobaciones sobre su ERP.
Dotado de algoritmos de inteligencia artificial y machine learning, el sistema es capaz de predecir y aprender del uso diario de los usuarios.
Firma electrónica
La forma más segura y fácil de firmar documentos en línea.
El servicio de firmas electrónicas está adaptado tanto a situaciones presenciales como a distancia, que combina criptografía y biometría para ofrecer una manera segura de firmar electrónicamente documentos y contratos con total validez legal.
Nuestros diferentes tipos de firma electrónica se adaptan a sus necesidades: ya sea una firma manuscrita sobre tablet, a distancia con un smartphone, mediante certificados o con comunicaciones fehacientes.
Descubre todos los tipos de firma disponibles y mejore la forma de firmar documentos de forma remota y con validez legal plena.
El estándar de seguridad de las firmas electrónicas de VIDsigner cumple con el Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS), así como con el marco normativo en USA (Leyes ESIGN y UETA)
Exportación Contable
Aproveche los metadatos extraídos automáticamente de sus facturas y albaranes con Smart Index y conviértalos en asientos contables en su aplicación de contabilidad.
El proceso se puede automatizar para no requerir la intervención de los usuarios.
Compatible con cualquier aplicación que soporte importación de ficheros de intercambio en cualquier formato (.CSV, .XML,…) o servicios web.
Digitalización certificada
Es un proceso de digitalización que, por cumplir con unos requisitos establecidos por la AEAT y las Diputaciones Forales del País Vasco y Navarra, otorga al fichero resultante del proceso de captura el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel.
El resultado del proceso:
Garantiza la integridad del contenido y la autenticidad del documento que resulta del proceso de digitalización
Asegura el acceso completo a la información archivada
Normativa:
La AEAT exige que la solución cumpla lo que establece la Orden Ministerial EHA/962/2007 de 10 de abril y desarrolla posteriormente la Resolución de 24 de Octubre.
La digitalización y la firma de la factura debe efectuarse en un solo acto sin intervención del usuario para garantizar que la imagen es idéntica a la original y posteriormente no ha sido modificada.
A la imagen de la factura se le tienen que vincular los metadatos que identifican el software homologado con el que ha sido digitalizada.
Por último, se debe firmar la base de datos coincidiendo con el cierre de los periodos fiscales para garantizar que no sólo en las imágenes, sino también en los datos asociados a ellas, se garantiza la integridad del contenido.
Características y Funcionalidades
Smart Index
El potente motor de OCR con tecnología de IA y Machine Learning le proporciona la capacidad de reconocer documentos y extraer metadatos. De esta manera se evita tener que introducirlos manualmente, con el consiguiente ahorro de tiempo y reducción de errores.
Ponga en marcha sus procesos mientras está en movimiento; capture y archive sin esfuerzo documentos con nuestras aplicaciones móviles.
Indexación de texto
Adicionalmente a los metadatos que se relacionan a cada documento, DocShare realiza un OCR completo, para poder buscar por cualquiera de las palabras contenidas en dichos documentos.
El algoritmo de ordenación le mostrará los resultados ordenados según la relevancia semántica de la búsqueda y las estadísticas de uso de cada uno de los documentos.
Escaneo y clasificación
Compatible con cualquier escáner del mercado. Le permitirá digitalizar y clasificar sus documentos en papel de forma rápida y sencilla.
Enriquezca los metadatos
Utilice la información de otras aplicaciones para completar los metadatos de sus documentos.
Sellado de documentos
Añada sellos existentes o diseñados con DocShare en sus documentos, de forma manual o automáticamente, dependiendo del estado en el que se encuentre el documento.
Compartir documentos
Envíe fácilmente hipervínculos de sus documentos a personas ajenas a su organización. Podrá decidir si proporciona una contraseña, notas o incluso la fecha del vencimiento del documento, a partir de la cual, dejará de estar compartido.
Visualice documentos desde el móvil
Ahora todos los documentos de sus empresa le caben en el bolsillo. Acceda y consulte sus documentos desde cualquier lugar.
Correos electrónicos
Almacene correos electrónicos junto con el resto de su documentación.
Importación de carpetas de Windows
Replique la estructura de carpetas de Windows dentro de DocShare o programe carpetas como HotFolders para que todos los documentos que caigan en dichas carpetas suban automáticamente a DocShare.
Suite de Office
La solución está totalmente integrada con Office. Le permitirá abrir y guardar documentos directamente o enviar y subir correos y adjuntos desde Outlook.
Impresora virtual
Imprima desde cualquier aplicación y genere un documento PDF directamente en DocShare.
Reconocimiento de código de barras
DocShare reconoce una variedad de códigos de barras EAN, QR, los lee y utiliza la información como metadatos de sus documentos.
Procesamiento de documentos
Auditoría de documentos (Log)
DocShare registra todas las acciones que se realizan sobre los documentos para disponer de una visión completa de quien ha realizado cada operación, qué ha realizado y cuando .
Versiones
Genere todas las versiones de un documento que necesite. Podrá acceder a las versiones en cualquier momento o incluso recuperarlas como documento principal.
Bloqueo de documentos
Si necesita trabajar sobre un documento y no quiere que el resto de los usuarios puedan modificarlo, podrá bloquearlo mientras lo edita. El resto de los usuarios accederán, en modo lectura, a la versión previa existente antes de que comenzará a modificar el documento.
Edición online
Trabaje directamente sobre cualquier documento de forma remota, simplemente abriendo los documentos desde DocShare en modo “Edición”. Cuando termine de modificarlos, se actualizarán automáticamente.
Seguridad
Defina quien puede leer o modificar documentos. Agregue seguridad a usuarios o grupos.
Control de tareas
Asocie tareas a documentos, expedientes o créelas de forma independiente. También recibirá notificaciones de tareas relativas a la aprobación de documentos y flujos de trabajo.
Podrá determinar la fecha de vencimiento de cada tarea.
Flujos de aprobación
Se podrán parametrizar flujos de trabajo asociados a cada tipología documental y a expedientes. Mejore el trabajo en equipo coordinando todas las tareas relativas a un nuevo documento o expediente.
Exportación de datos
Sincronice los datos obtenidos en DocShare con su ERP, CRM, aplicación contable
API de integración
En esta ocasión su ERP, CRM o aplicación contable podrán sincronizarse con DocShare, a través de sencillas llamadas a servicios web.
Firmas electrónicas
Firme digitalmente sus documentos, bien de forma local o remota con validez legal.
Calendario de conservación
Establezca para cada tipología documental la fecha en la que debería ser eliminado o conservado en el histórico.
